Nunca empieces un proyecto sin chequear esto

En no pocas ocasiones, los managers se ven en la tesitura de dirigir un proyecto.

Puede que tengas una gran experiencia dirigiendo proyectos o puede que no.

Lo que aquí te cuento, te sirve igual.

Son 5 cosas sobre las que debes reflexionar con atenta atención antes de empezar un proyecto.

Son cosas importantes. Por desgracia, muy pocos las tienen en cuenta.

Ni siquiera gestores de proyectos con años de experiencia.

Luego vienen las lamentaciones y las cosas van como van.

Lo he visto muchas veces.

Si quieres ahorrarte un sufrimiento extra y algún que otro disgusto serio, no empieces tu próximo proyecto sin poner un check positivo a las 5 cosas que te cuento aquí.

🔲 CHECK 1: ¿Los miembros de tu equipo disponen de tiempo suficiente para dedicarlo al nuevo proyecto?

Revisa las agendas de tu equipo. Si su carga de trabajo actual es del 100%, no te engañes. Tu proyecto está muertomatao antes de empezar.

Si tuviera que hacer un ranking de causas que arruinan los proyectos, sin duda las agendas sin huecos estaría en el número uno.

El equipo que ya está en el límite de su capacidad o empieza a estar desbordado, nunca llega a ponerse con el proyecto. El tiempo pasa, surgen otras prioridades, cambian las personas, el viento que soplaba del oeste ahora sopla del norte y al final, si te he visto no me acuerdo.

Un clásico.

Si quieres superar este check, lo primero que debes hacer es evitar quemar a tu equipo y liberar el tiempo que sea necesario. Por lo menos, media jornada durante el período que hayas estimado para la ejecución del proyecto.

¿Cómo hago eso?

Puedes aprovechar el momento para hacer limpieza de tareas que no aportan valor a tu negocio. Te sorprenderá saber la cantidad de horas que puedes recuperar solo con esto.

🔲 CHECK 2: ¿Cuentas con un criterio consensuado para medir el éxito del proyecto?

Que no te extrañe si tu cliente, otras partes interesadas, tu jefe y tú mismo, tenéis conceptos muy distintos sobre lo que significa tener éxito.

Siéntate con ellos y reflexionad sobre esta cuestión. Es decir, responded a la siguiente pregunta: ¿qué significa tener éxito en este proyecto y cómo podemos medirlo sin ambigüedades?

A lo mejor, al darle unas cuantas vueltas al asunto, acabáis encontrando razones poderosas que os llevan a cambiar enfoques, redefinir estrategias y replantear partes importantes del proyecto.

Si eso ocurre, entonces estupendo y maravilloso. De eso se trata.

Y si después de mucho hablar, escuchar y rediseñar, por fin tienes un plan robusto y consensuado para alcanzar el éxito y cuentas con unos indicadores objetivos para medir el progreso y validar el resultado final, felicidades: has superado el segundo check.

Vamos a por el tercero.

🔲 CHECK 3: ¿Conoces los riesgos del proyecto y sabes cómo minimizar su impacto?

Lo primero es reunirte con tu equipo, identificar los riesgos que comenten unos y otros y apuntarlos en un papelillo.

Una vez identificados, el siguiente paso es definir medidas concretas para prevenirlos. Y ojo, estas medidas deben incorporarse como tareas al proyecto, con responsables y plazos definidos.

Y no caigas en el error de identificar los riesgos únicamente al comienzo. Las circunstancias cambian y surgen nuevas incertidumbres. Por eso, la revisión de riesgos debe ser un proceso continuo a lo largo de todo el proyecto.

🔲 CHECK 4: ¿Quién gana y quién pierde con este proyecto?

En todas las batallas, hay damnificados. Y los proyectos no son una excepción.

Beneficiados y damnificados.

Si tienes damnificados en tu proyecto, cuanto antes sepas quiénes son, mejor.

Aquí lo importante es saber si están dispuestos a negociar.

Verás, al principio no pasará nada. Los futuros damnificados dirán cosas como «¿un proyecto de no sé quién para hacer no sé qué? Bah, tengo cosas mejores de las que preocuparme».

Pero a medida que el proyecto va tomando cuerpo, y los damnificados empiecen a percibir lo que se les viene encima, irán generando una resistencia creciente.

Y ojo con esto: según su ingenio y picaresca —y por qué no decirlo, según la buena mano que tengan con los poderes fácticos—, pueden lograr que tu querido proyecto se vaya a pique. Y hasta puede que consigan que ruede una cabeza: la tuya.

Ah, la vida del manager… ¡Siempre tan emocionante!

🔲 CHECK 5: ¿Cuadran el presupuesto y el alcance del proyecto?

Si tu intuición te sugiere que el presupuesto asignado no parece creíble o claramente se sitúa muy por debajo de lo que se necesita para cumplir con el alcance del proyecto, tienes que levantar la mano y hablar con tu jefe, o con tu cliente, más pronto que tarde.

Y un consejo que te doy aquí: nunca financies el proyecto con tu propio dinero para cobrar al final. La financiación es un riesgo que corresponde al cliente, no a ti. Recuerda esta regla: los clientes pagan los proyectos de principio a fin. Respétala y dormirás tranquilo durante muchos años, lejos de los números rojos.

Voy acabando.

Arriba tienes las 5 cosas que debes tener en cuenta antes de empezar un proyecto. Un solo check en rojo y asumes un peligro importante.

Hay más desde luego. Te los iré contando en otros emails.

PD:

Si te ha gustado esta aportación y quieres recibir otras parecidas, apúntate a la newsletter de Mejores Equipos aquí abajo. Es gratis y puedes darte de baja cuando quieras.