Lo que casi nadie hace cuando tiene un problema

Los problemas son inevitables y forman parte de la naturaleza intrínseca de todas las cosas.

Te pongo aquí una definición de problema para que no te desanimes:

Un problema es una oportunidad para mejorar algo.

¿Sabes lo que casi nadie hace cuando tiene un problema?

Casi nadie se detiene a reflexionar y tomar medidas para evitar que vuelva a suceder.

Porque hacer eso, reflexionar y tomar medidas, requiere realizar un esfuerzo extra, movilizar a otras personas y dedicar un tiempo que no siempre estamos dispuestos a emplear.

Pero tranquilo, tranquila o tranquile. Te voy a contar una técnica simple y eficaz para lograr que tus problemas no se repitan.

Verás.

En el apasionante mundo de los problemas, siempre hay un antes, un durante y un después. Debes actuar en cada uno de los 3 intervalos temporales aplicando la estrategia apropiada.

En este correo veremos la estrategia para el después.

Otro día te cuento estrategias para el antes y el durante.

—Venga, dale.

Para triunfar en el después, debes encontrar la causa raíz que ha provocado el problema, profundizando más allá de los síntomas superficiales.

Existe una técnica muy simple y efectiva para lograr esto: Los 5 Porqués (5 Whys), ideada por el ingeniero japonés Sakichi Toyoda.

Es sorprendentemente simple.

Se basa en preguntar “¿Por qué?” cinco veces seguidas (o las veces que sean necesarias hasta identificar la causa raíz del problema). Cada respuesta se convierte en la base de la siguiente pregunta.

Haciendo esto, evitas aplicar soluciones ineficaces que no eliminan el verdadero origen del problema.

Una vez identificada la causa raíz, estarás en condiciones de implementar una solución adecuada que impedirá que el problema te vuelva a dar la lata.

Te pongo un ejemplo.

Problema: la máquina de labubus produce un 20% de muñecos defectuosos.

1. ¿Por qué la máquina produce un 20% de muñecos defectuosos?

(Tras echar un primer vistazo) Porque la máquina se sobrecalienta.

2. ¿Por qué la máquina se sobrecalienta?

 (Tras una revisión de las entrañas de la máquina) Porque algunos ventiladores del sistema de refrigeración no están funcionando.

3. ¿Por qué hay ventiladores que no funcionan?

(Tras revisar los ventiladores) Hay una gran acumulación de polvo y porquería diversa como hilitos de monstruo y partículas fundidas de plástico en los puntos de contacto eléctrico.

4. ¿Por qué se acumula el polvo y la porquería en los puntos de contacto eléctrico?

(Tras revisar los manuales) El mantenimiento aplicado no contempla la limpieza sistemática de los ventiladores.

Mira tú, me ha sobrado un por qué.

Causa raíz: mantenimiento deficiente, no se limpian los ventiladores.

Solución: reparar la máquina y añadir la tarea "limpiar los ventiladores" al mantenimiento.

Lo que quiero que veas es que muchos managers se quedan en la primera parte de la solución: "reparar la máquina".

La técnica de los 5 Porqués nos permite ampliar la solución (añadir la tarea "limpiar los ventiladores" al mantenimiento) de tal forma que el problema que tenemos (muñecos defectuosos) no vuelva a suceder.

Ojo, los 5 Porqués tampoco son la panacea. Debes considerar esta técnica como un marco para aprender más sobre el problema que tienes. Si cuentas con un grupo diverso de personas que participan en el proceso de las 5 Porqués, al menos capturarás todo el conocimiento disponible. Y eso suele ser más que suficiente para resolver la mayoría de los problemas.

Buen karma y que los problemas no te quiten el sueño.

PD:

Si te ha gustado esta aportación y quieres recibir otras parecidas, apúntate a la newsletter de Mejores Equipos aquí abajo. Es gratis y puedes darte de baja cuando quieras.